そもそも「PDF」ってなんだ

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パソコンで文書や表を送る時、PDF形式で送るのが主流となっています。

実際、インターネットで文書や表を見るとワードやエクセルとは違った形で表示されることがあります。また、文書や表をダウンロードしてもワードやエクセルの時もありますが、そうでない時もあります。

それはPDFで作成された文書や表です。今では、ほとんどがPDFになっています。多くの会社や個人でも文書や表をPDF形式で配布するようになってきました。

このPDFについて説明したいと思います。

まず、「PDF」の言葉ですが、これは「Portable Document Format(ポータブルドキュメントフォーマット)」の略になります。

PDFの何が良いかと言うと、文書や表を実際に紙に印刷した時の状態のまま保存してくれます。しかも、どんなパソコンでもスマホやタブレットでも表示させることができる「電子的な紙」とも言われます。

どうしてPDFを利用するのか?

WordやExcelで作成したデータは、同じソフトを持っていないと開くことができません。データを相手に送っても、見ることができないこともあります。

また、作成したパソコンとは別のパソコンで開いた時にも、フォントが置き換わってしまったり、レイアウトが崩れてしまったりすることもあります。

でも、PDFなら、相手がどんな端末でも、情報をそのまま共有することができます。

最近は、家電のマニュアルなどがPDFで作られるようになりました。紙で作ると費用がかかります。また、利用者もマニュアルの管理が簡単になります。更に、PDFでは、文字の検索ができますので、紙のマニュアルをめくるより早くページを探せます。Wordで作成した文書を相手に送る時は紙に印刷して渡すか、メール・その他の方法になります。

メールやUSBメモリーなどで渡すときは、自分が使っているWordと相手が使っているWordのバージョンを合わせないと、きれいに表示できない時があります。そもそも相手がWordのアプリ(ソフト)を使っているかどうかの確認も必要になってきます。

PDFであればそのまま渡しても大丈夫です。

ただ、PDFを開くには、そのためのソフトが必要になります。

多くのパソコンやタブレットによっては、あらかじめインストールされている場合もありますが、インストールされていない場合は、Adobe社の「Adobe Acrobat Reader」と言う無料のアプリ(ソフト)をインストールします。

または、インターネット上のサイトを見る時に使うchromeやFirefoxなどのブラウザでもPDFを見ることができます。

このようにPDFは使い勝手がよく多くの人や会社で使われています。パソコンを使って資料やデータを他の人に送る時にとても重宝しますので、使えるようにしておきましょう。

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